Ainsi, l’accès par les organisations syndicales à l’intranet et à la messagerie électronique de l’entreprise doit résulter d’une négociation comme l’exige la loi. Cet accès doit servir uniquement à la communication de publications et tracts de nature syndicale par les organisations syndicales ou par l’employeur. Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de cette utilisation afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle.
Cette communication ne peut pas leur être imposée. L’accord précise les modalités selon lesquelles les salariés peuvent s’opposer à recevoir des messages électroniques émanant d’organisations syndicales. Cette possibilité de rétractation doit être permanente c’est pourquoi, à la fin de chaque message, les modalités d’opposition à la réception de messages syndicaux doivent être rappelées afin de pouvoir y mettre un terme. Une bonne pratique peut être dès lors, de mentionner en objet du message électronique qu’il a un caractère syndical ce qui permet aux salariés de prendre rapidement connaissance de la nature et de l’expéditeur du message.
Bien évidemment, les organisations syndicales comme l’employeur sont tenus à une obligation de confidentialité qui induit la protection des échanges électroniques entre les salariés et les syndicats. L’employeur ne peut avoir connaissance des listes de diffusion constituées en fonction du refus ou de l’acceptation d’être destinataire de la communication syndicale, car elles risquent d’informer indirectement des sympathies ou de l’appartenance des salariés à une organisation syndicale.
En revanche, l’accès aux moyens informatiques de l’entreprise par les IRP n’est pas visé. La CNIL est favorable à la reconnaissance d’un tel accès organisé selon les mêmes modalités pour les IRP.
