• Le cadre légal 

L'employeur doit remettre un solde de tout compte au salarié, quel que soit le type de contrat de travail ou le motif de la rupture. Ce document doit comporter un inventaire précis des sommes dues au salarié à l'occasion de la rupture, telles que :

- Indemnités de licenciement

- Salaire du mois en cours

- Indemnité compensatrice de congés payés

- Indemnité compensatrice de préavis

Il doit également indiquer que le reçu est établi en deux exemplaires, dont l'un est remis au salarié, et comporter la date et la signature du salarié. L'employeur doit remettre ce document à la fin du contrat de travail.

Si le solde de tout compte mentionne toutes les informations requises, il devient libératoire pour l'employeur après six mois à compter de sa signature. Cela signifie que le salarié ne peut plus contester les sommes mentionnées après ce délai. Toutefois, un solde de tout compte non signé ou signé avec des réserves n’a pas de valeur libératoire (Cass. soc., 26 févr. 1985, n° 82-42.807).

Le salarié n'est pas obligé de signer ce document. Il peut également le signer tout en émettant une réserve. Le refus de signer ou la signature avec réserve n'entraîne aucune sanction. De plus, l'employeur ne peut pas refuser de verser les sommes dues sous prétexte que le salarié n’a pas signé le reçu.

De son coté, l'employeur n’a pas l’obligation d’envoyer le solde de tout compte, ce document étant quérable, c’est-à-dire qu’il doit être mis à la disposition du salarié dans l’entreprise à la fin du préavis.

Le salarié a la possibilité de contester le solde de tout compte, mais les règles et délais de contestation varient selon que le salarié a signé (6 mois) ou non le document, ou s'il a émis une réserve (1 an pour les sommes liées à la rupture du contrat de travail, 2 ans pour les sommes liées à l'exécution du contrat de travail, 3 ans pour les sommes liées au salaire)

 

  • Illustration par un récent arrêt de la Cour de Cassation (Cass. soc., 14 nov. 2024, n° 21-22.540, B) :

Un salarié licencié pour faute en avril 2013 n'a pas signé son reçu pour solde de tout compte à la fin de son préavis, en raison de son incarcération de juin 2013 à juin 2017. En décembre 2017, il saisit le conseil de prud'hommes pour réclamer les sommes mentionnées sur ce reçu.

La Cour de cassation a précisé que le solde de tout compte non signé n'a ni valeur libératoire ni valeur probante pour prouver le paiement des sommes dues. 

De plus, la Cour a jugé qu'un solde de tout compte non signé ne suspend pas le délai de prescription. Dans cette affaire, même si le salarié n’a pas signé son solde de tout compte, la prescription a quand même commencé à courir dès la fin du contrat en juin 2013. Le salarié, qui saisit le CPH en 2017, était donc hors délai de prescription. 

 

  • En résumé :

Si un salarié refuse de signer le solde de tout compte, l'employeur doit fournir une preuve alternative du paiement des sommes dues. Les salariés doivent également être vigilants concernant les délais de prescription, car l'absence de signature n’a pas pour effet de suspendre ces délais.